خواهشمند است کارکنان محترم در ابتدای امر با توجه به موارد زیر موضوع مطرح شده را بررسی و نسبت به ثبت ایده خود اقدام نمایند.( این موارد صرفا" جهت سرعت در فرآیند داوری و جلوگیری از تضییع حقوق دانشکاران پیشنهاد می گردد) .

1-  قالب (بهبود، طرح، تجربه، ایده) انتخاب شده توسط دانشکار جهت موضوع ارائه شده بررسی و نوع مناسب انتخاب گردد. دراین خصوص حتما آیین نامه که در سایت ایده در دسترس می باشد، مطالعه شود.

2- بررسی واضح و کامل بودن شرح وضعیت موجود و بیان مسئله  (باید به صورت کامل فرآیند موجود توضیح داده شود. این که چه اتفاقی می افتد؟ چرا این گونه انجام می شود؟ چرا نیاز به مداخله احساس شد؟ و...).

3- همه مشکلات و چالش های موجود در فرآیند اولیه (کنونی) عنوان گردد.

4- راهکار پیشنهادی به صورت کامل و جامع با جزئیات ارائه گردد و توضیح داده شود با اجرایی شدن راهکار جدید چگونه و به چه نحوی مشکلات برطرف و یا چه مواردی توسعه یا بهبود می یابد.

5-  در برخی موارد نیاز است هزینه اثربخشی موضوع مطرح شده محاسبه و اعلام گردد (شاخص هایی مانند حذف موازی کاری، سود و صرفه مالی، سرعت در انجام کار، رضایت مندی کارکنان و ذینفعان و ... بررسی گردد).

6- در صورت اجرای دانش، نتایج حاصل از اجرا به صورت کمی و کیفی در دو حالت قبل و بعد از اجرا مقایسه گردد.  

7- مستندات قبل و بعد از اجرا به صورت کامل بارگزاری گردد (مستندات شامل : عکس ، مجوز ، دستورالعمل ، نمونه فرم و ...).